Todas as empresas precisam montar uma reunião de negócios com seus funcionários. Essas podem, entretanto, ter como roteiro diversos assuntos pertinentes ao grupo dentro do contexto empresarial. Por outro lado, alguns passos são importantes para que esse ajuntamento seja realizado de forma eficiente em local devido. Foi nesse sentido que a Rede Rio Hotéis preparou este artigo! Boa leitura!
Conheça 5 passos para uma reunião de negócios eficiente
Como dissemos anteriormente, uma reunião de negócios pode ser necessária por conta de diversas motivações. Para que essa não se torne monótona, é preciso que seja otimizada e produtiva para todas as pessoas presentes. Separamos 5 passos que podem tornar sua reunião de negócios eficiente. Veja-os abaixo!
EXISTE A NECESSIDADE?
Uma boa reunião de negócios, acima de tudo, precisa ser necessária. Ou seja, é indispensável realizar uma seleção prévia dos assuntos que serão tratados. Lembramos: nem todos os temas são ideais para serem trabalhados em reunião. Alguns, inclusive, poderão ser resolvidos por e-mail, por exemplo. Devido a isso, cabe a todos os envolvidos estarem conscientes da necessidade da reunião para evitar desgastes e dispersão.
PARTICIPANTES
Tendo em vista a necessidade da reunião de negócios, poderá ser feita uma seleção dos participantes da reunião. Neste momento, é essencial ter em mente que as pessoas são peças-chaves para que o encontro seja produtivo. Se o objetivo é tratar sobre o financeiro da empresa, por exemplo, não faz sentido chamar alguém que não seja do setor. Dessa forma, pode-se evitar ruídos na comunicação.
CONVOCAÇÃO COM ANTECEDÊNCIA
Convocar os envolvidos na reunião de negócios com antecedência é fundamental para que todos tenham tempo de organizar a agenda. Dessa maneira, o número de faltosos certamente será menor, principalmente se a pessoa precisará se deslocar de outra cidade ou Estado em direção ao Rio de Janeiro. Nessa conjuntura, também faz-se muito importante alertar a periodicidade do evento, se acontecerá uma única vez ou mais. Assim, estabelecer uma data para fazer o primeiro contato sobre a reunião de negócios e a segunda, já como alerta, é elementar.
EXISTÊNCIA DE UMA PAUTA
Na pauta de uma reunião de negócios deve constar mais do que o tema. Nela, deverão ser encontradas as prioridades que serão tratadas, o tempo de duração de cada debate e os objetivos. Além disso, deve conter tópicos que sejam claros e facilmente entendidos.
ESCOLHA DO LOCAL
Um local apropriado pode influenciar diretamente na reunião de negócios. Dessa forma, optar por hotéis que sejam próximos às empresas situadas no Centro do Rio é uma boa escolha. Por um lado, caso membros de outras instituições precisem comparecer, o acesso poderá ser facilitado. Por outro, os hotéis no Centro do Rio contam com salas de reunião e são ideais para hospedar toda a equipe durante o tempo de estadia na cidade.
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